Nachdem in den letzten Wochen und Monaten die Teilnahmen an Forentreffen weniger wurden, ein Gros an Topics nicht mehr denselben „Hype“ generieren, wie früher, und zuletzt auch berechtigte Kritik aufkam, habe ich einige Gedanken, die mir in den letzten Wochen als Moderator für den Bereich gekommen sind, weiter konkretisiert, ausgearbeitet und möchte euch diese als ein Gesamtkonzept für die Organisation künftiger Forentreffen vorstellen.
Das Konzept ist keineswegs final, sondern soll als Orientierungshilfe dienen, wie es künftig laufen könnte. An der Stelle ist jeder von euch, der schon mal auf einem Forentreffen war oder Interesse daran hat, aufgerufen, Schwachstellen in dem Konzept zu benennen und Verbesserungsvorschläge zu nennen sowie eigene Ideen einzubringen, mit deren Hilfe am Ende ein finales Konzept entstehen soll, das die Forentreffen (oder vielmehr den äußeren Rahmen) wieder attraktiver macht.
Bevor das Treffen stattfindet: Der Organisator in der Pflicht...
Bisher ist es so, dass ein User ganz einfach ein Topic zu einem Treffen in einer Stadt erstellen kann, eine Terminumfrage erstellt und relativ frei das dazugehörige Topic gestalten kann - was häufig auch die Informationen betrifft.
Meine Idee ist, da künftig bereits in der Vor-Organisation möglichst ausführliche Arbeit zu leisten. Das bedeutet, dass Topics vor ihrer Freischaltung mit dem Organisator besprochen werden, um zu schauen, ob alle notwendigen Informationen verfügbar sind - sprich Ort, potenzielle Planung, mögliche Zeit, Treffpunkt, Vorschläge zur Anfahrt und mögliche Unterkunft. Neben diesen Basics sollte aber auch mit dem Organisator besprochen werden, was bis zum Treffen im Auge behalten werden sollte: Dass der Termin zügig nach Beendigung der Terminumfrage angekündigt wird, dass vor dem Treffen ausreichend Erinnerungen (auch mit Highlights) erfolgen und man unter Umständen das Topic auch nutzt, um sich bereits im Vorfeld locker auszutauschen; das ist schließlich kein Problem! Ein gutes Beispiel ist dafür das kommende Leipzig-Treffen. Es gibt schüchternen Usern die Möglichkeit, mit den Leuten schon mal irgendwie warm zu werden und in Kontakt gewesen zu sein und das Treffen bleibt im Kopf.
... aber auch die Teilnehmer...
Damit Organisatoren besser abschätzen können, wer genau kommt, auf wen vielleicht gewartet werden muss, ob das Treffen überhaupt stattfindet (auch das kann in Einzelfällen zur Disposition stehen!), sollte auch jeder Teilnehmer seinen kleinen Teil dazu beitragen. Einerseits dadurch, dass man einfach sich meldet und Bescheid gibt, falls man an dem Treffen interessiert ist oder teilnimmt, aber auch dadurch, dass man den Kalendereintrag nutzt, um seine Teilnahme zu zeigen.
Der Vorteil daran ist nämlich, dass auch andere User sehen, wer zu dem Treffen kommt - und es dadurch für den einen oder anderen auch relevanter wird. Es hat aber auch den praktischen Vorteil für den Organisator, dass er alle Teilnehmer auf einen Blick sieht und so Informationen besser vermitteln kann, weil er direkt auch sieht, wenn er auf jeden Fall highlighten sollte.
Das ist ein vergleichsweise geringer Aufwand, der aber bereits aus organisatorischer Sicht eine große Entlastung für den Organisator sein kann. Dadurch bedingt, dass der Termin außerdem in der Regel im Startpost verlinkt ist, bedarf es keiner großen Anstrengung, sich im Termin einzutragen.
und letztlich die Moderation.
Und auch der Forentreffen-Moderator / die Forentreffen-Moderatoren sollten insoweit in die Pflicht genommen werden, dass sie sich mit den Organisatoren austauschen und einen Blick darauf haben, dass die Organisation möglichst reibungslos läuft, alle Seiten Klarheit über das Treffen haben und ein reibungsloser Ablauf gewährleistet wird.
Ich hoffe auf rege Beteiligung und freue mich auf euren Input!